Я уже давно веду списки дел. Но сейчас, думаю, что дошел до того момента где меня все устраивает. Поэтому решил расписать как я планирую свой год, месяц и день — как документацию и для того чтобы привести мысли по этому поводу в порядок. Добро пожаловать!
Дисклеймер уже после того как это все было написано: Выглядит страшно, и много букв, согласен. Но на самом деле это интегрировано в жизнь и происходит как-бы само собой. Задачи помогают не забывать их сделать, проекты показывают что есть движение в правильном направлении (ну или просто движение).
Чтобы представить как устроен мой подход – листай в самый конец к разделу “Как это работает”, и потом реши стоит ли читать более подробное описание каждого шага.
Ну, поехали!
Началось, наверное, как и у многих с GTD, потом появился Ноушн, потом был, популярный в одно время, The Brain, были и простые бумажные блокноты. А сейчас… Всего по чуть-чуть, и у каждого своя специальная задача.
Сферы и Цели
Давайте начнем с основы: Сферы и Цели
Сферы – это большие части жизни, которые мне важны. Что-то похожее на колесо жизненного баланса, но по другому. Я не рисую колес, а выделяю то что важно в данный момент времени. Сферы не измеряются, а показывают в каких направлениях двигаться.
Цели – это уже что-то с конечным результатом, который можно измерить. Например похудеть на 5 килограмм, или снять 17 видео для youtube.
Обычно Сферы и Цели назначаются на год, в декабре. Но это также не значит что они меняются каждый год, иногда продлеваются на следующий, иногда меняется формулировка, иногда переносятся.
Для примера, на этот год:
- Деньги: Накопить Н денег
- Спорт: Сделать 150 тренировок за год, 6000 шагов в день (в среднем за год)
И так далее.
Очень важно: Я записываю почему хочу достичь той или иной цели, как напоминание зачем вообще что-то делать если можно смотреть сериалы, играть в нинтендо и кушать чипсы каждый день?
Теперь у нас есть наши большие цели, но 150 тренировок не сделаешь за раз верно? И 17 видео снять не получится легко и быстро. Нужен план. Поэтому встречайте:
Проекты
Это табличка в ноушене, да. Куда в наше время без ноушена?
С проектами идея такая: Это страничка посвященное одной цели. У каждой цели может быть несколько проектов, а может и не быть вовсе. Если мне кажется что цель звучит просто и понятно — то скорее всего проекта не будет.
Например в среднем 6000 шагов в день достаточно понятно — нужно встать и идти. А вот снять 17 длинных видео слишком абстрактно и сложно. Если прочитав цель нельзя взять и сделать действие в ее сторону — то, скорее всего, понадобиться проект.
Внутри страницы проекты — все разные. Где-то добавлено описание, где-то есть дополнительные заметки, где-то много страниц внутри. Все что относится к теме.
Ну для примера: в проекте ПМЖ есть список документов, который нужен для подачи. А в проекте по съемке видео (alexkravchme — название такое) база данных с каждой идеей которая приходит в голову со скриптом, шотлистом и остальным.
Единственное что у всех проектов общее — разбиение на шаги. И вот этот самый ближайший и простой шаг должен быть на виду — это то что написано справа на картинке. Минимальный шаг, который нужно сделать чтобы приблизиться к цели. Хоть минимально, но в сторону желаемого.
Задачи
В проекте мы поняли что нужно сделать чтобы его закончить, и даже какие шаги для этого нужно сделать. Настало время этот план внедрить в жизнь, чтобы он двигался.
Задачи бывают регулярные и одноразовые, а еще бывают ежедневные. Расскажу подробнее о каждой категории.
Регулярные
Регулярные задачи я постоянно забываю. А поэтому, чтобы их не забывать — нужно чтобы кто-то о них напоминал. Никто не может справится с этим лучше чем календарь как по мне.
Я завел отдельный календарь, и добавляю в него все что нужно делать регулярно в рамках проектов. Это всплывает в моем календаре каждое утро, и всегда на глазах (все равно иногда забываю).
Например тут видно что в понедельник мне нужно внести расходы за неделю, проверить как прогресс с видео, опубликовать пост.
Не все задачи повторяются каждую неделю — у каждой свой ритм. Например написание текста для блога (в пятницу) запланировано на каждую последнюю пятницу месяца, чтобы выложить в первый понедельник нового месяца. Прогресс с видео я сверяю каждое 25 число и так далее.
А в самом верху, длинное событие, показывает какой этап производства видео у меня сейчас и на чем я должен сфокусироваться. Для видео у меня цикл по 3 недели, но может подробнее расскажу как-нибудь потом.
Одноразовые
Одноразовые задачи в проектах обычно не слишком простые, и разбивать их хоть и можно, но это только размажет выполнение на более долгий срок. Я люблю просто сесть и сделать за раз. Обычно эти задачи не самые приятные, но очень обязательные.
Конечно, такие задачи я обычно откладываю до последнего, но стараюсь всегда держать в голове что мне нужно это сделать, и добавлять в цели на неделю или блокировать время в календаре.
Например была задача “Подтвердить аккаунт на портале (отправить письмо)”. Оказалось, что это совсем не отправить письмо, а ногами сходить в офис и показать паспорт чтобы меня их сотрудник зарегистрировал в городском портале. Я просто решил, что в четверг я иду в офис и делаю это.
Такие задачи сложно декомпозировать на более мелкие части — поэтому приходится просто брать и делать.
Хорошо, что они одноразовые, и приходится мучаться только один раз (если повезет).
Ежедневные планы
И наконец, ежедневные. Ежедневные это ведь тоже самое что регулярные скажете вы? И будете правы. Но если я добавляю то что нужно делать каждый день в календарь то глаз замыливается и я постоянно про них забываю (или забиваю).
Поэтому у меня два разных способа для таких дел.
Первый это табличка! Физическая табличка, на бумаге, с клеточками которые я начертил карандашом. Она весит у меня на дверце шкафа, и это первое, что я вижу когда поднимаюсь с кровати.
Важно чтобы табличка была одна, то есть только одно ежедневное задания за раз. Я пробовал делать две таблички, но мой мозг сопротивляется и саботирует обе.
Правило с табличкой — чтобы не было двух пустых клеточек рядом (как видно, я справляюсь не всегда). То есть это дело хоть и ежедневное, но не слишком обязательное получается. И мне с этим норм. Как я уже говорил — минимально, но в сторону желаемого.
Второе это событие в календаре. Я блокирую четкое время для какого-то дела, и с помощью “автоматизации” блокирую все раздражители и приложения не относящееся к этому делу.
Например: у меня работа над видео, текстом, или еще чем-то в этом направлении с 10:30 до 11:30 каждый рабочий день. В 10:30 мне приходит уведомление, и сразу за ним телефон, ноутбук, часы автоматически переводятся в режим не беспокоить, блокируется доступ к ютубу, социальным сетям, почте, вастрик клубу, телеграму и так далее.
Первые 5-10 минут я обычно доделываю какие-то дела или просто прокрастинирую, но потом до меня доходит, что я трачу время, которое отложено на классную вещь на всякую ерунду. И я приступаю к делу.
Заметки и задачки
Это последний уровень, то что я использую каждый день. Бумажный блокнот. Их два типа (снова).
Первый — это простой лист куда я записываю заметки когда они приходят в голову, чтобы разгрузить мысли и не забыть. Полезно во время разнообразных рабочих встреч. Слушаешь как кто-то говорит, и вдруг возникает мысли “а сколько стоит ipad pro?” вместо того чтобы отвлекаться от встречи — записал в блокнот, и посмотрел позже. А, ну и если возникли вопросы по теме встречи — тоже записываю. Очень удобно.
Второй — это ежедневник, блокнот с разбитием по дням. Его я использую для планирования дня и недели. В понедельник утром я выписываю 2-3 главные задачи на неделю, и думаю, что нужно сделать чтобы их выполнить, затем разбиваю по дням. Туда-же вношу рабочие задачи: с кем-то поговорить, про что-то уточнить, и другие важные вещи.
Ну вот и все. Согласен выглядит все очень страшно, но давайте я покажу как это все выглядит на практике — все совсем не сложно.
Как я планирую дела на практике?
Шаг 1. Большие Цели (Раз в год, декабрь)
Мое день рождение удобно расположилось 17го декабря, как раз за 2 недели перед новым годом. Удобно тем, что я подвожу итоги и календарного года, и жизненного за один раз — всем рекомендую.
После дня рождения и до нового года я смотрю что произошло в прошлом году, и на то на сколько я доволен результатами, прикидываю что бы мне хотелось изменить в новом году. В это время я пересматриваю сферы жизни на которых я хочу сфокусироваться и делаю цели для каждой из них.
В результате этого шага получается что-то вроде:
- Сфера: Бренд (тм)
- Цель 1: 17 длинных видео на YouTube
- Цель 2: 12 текстовых постов
- Цель 3: 150 коротких видео
- Цель 4: Сделать сайт
Шаг 2. Проекты (по мере выполнения)
Проекты придумываю не по расписанию, а только после того как появляется место/время для нового проекта. Точнее, самый первый проект создается в декабре вместе с целью, а еще один проект для той-же цели будет только после того как первый выполнится.
Это позволяет фокусироваться на одной вещи, а не прыгать с задачи на задачу.
Для нашего примера сверху это будет “Снять 17 видео на Youtube”, и на скриншоте можно видеть, что ближайшая цель это “снять 3 видео продуктов” (7 я уже снял, и потом в планах немного сменить тему). Остальные цели (тексты, короткие видео, сайты) я тоже делаю, когда есть время и желание, но самый главный приоритет у длинных видео.
Еще в момент создания проекта я вношу регулярные задачи в Google календарь или делаю календарь для вычеркивания на стену, и блокирую время для работы над этим проектом.
Например каждый день по одному часу у меня заблокировано для работы над видео (или сегодня я пишу этот пост например)
Шаг 3. Планирование недели (По понедельникам)
Все регулярные задачи уже внесены в календарь. Я знаю что мне нужно делать по личным проектам, поэтому остается только разобраться с одноразовыми задачи. Обычно я ставлю 1-2 задачи на неделю максимум — это реалистично то что я могу сделать.
Задачи на неделю я записываю в ежедневник из пункта ниже, так они всегда остаются на виду.
Например сходить в Бюргерамт чтобы подать заявку на ПМЖ, или записаться на тех. осмотр машины.
Шаг 4. Ежедневное (Утром)
Утром я смотрю какие задачки в календаре у меня есть на день, вношу их в блокнот. У меня вот такой, где уже есть разделение по дням. Туда же добавляю 3 главные задачи на день, и в течении дня добавляю рабочие дела.
Иногда переношу на следующий день стрелочками, заштриховываю кружок когда задача выполнена, или вычеркиваю когда отменена. Вот и готовы заметки для утренней планерки на каждый день.
Исторически так сложилось, что личные задачи я пишу по русски, а рабочие по английски (работа у меня на английском и так проще)
Другие мысли и заметки пишу просто на бумаге, иногда просматриваю и выношу что-то в задачи или делаю сразу.
Вот в принципе и все.